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Enviar Documentos por e-mail
Reduzca los gastos de fax utilizando el correo electronico

El fax es una herramienta de trabajo imprescindible para cualquier empresa independientemente de su tamaño. Su versatilidad reside en la capacidad de transmitir cualquier información gráfica, ya sean planos, fotos, dibujos o documentos de texto, a través de una línea telefónica convencional mediante el uso de un dispositivo apropiado (habitualmente una máquina de fax o un fax-modem conectado a un ordenador).

No obstante, sobre todo teniendo en cuenta el avance experimentado en el campo del tratamiento informático de documentos, esta veterana tecnología ya se ve ampliamente rebasada en algunos aspectos si la comparamos con los actuales sistemas de transmisión de datos. Sus inconvenientes más destacables son:

  • Los documentos tienden a estar almacenados en el sistema informático, siendo las copias en papel meras reproducciones destinadas al archivo físico o a la presentación de informes escritos (cada vez menos usual). Este hecho provoca que, en el peor de los casos, para enviar un documento a su destinatario sea preciso pasar previamente por un proceso de impresión con el consiguiente gasto de papel y consumibles que ello representa.

  • Una vez se dispone de un documento en papel es necesario desplazarse hasta la máquina de fax y proceder a su transmisión, situación que, además de no ser cómoda, implica un gasto producido por la llamada telefónica consiguiente.

Aunque mediante el uso de un servidor de fax se pueden paliar parcialmente los problemas de desplazamiento físico y de impresión previa, es inevitable que la factura telefónica se vea incrementada cada vez que se envía un documento

La solución más obvia es sustituir, en la medida de lo posible, el fax tradicional por otra tecnología que debe cumplir, entre otros, los siguientes requisitos:

  • Estar tan extendida como el fax en el ámbito empresarial.
  • Tener una capacidad de transmisión igual o superior a la del fax.
  • Tener un coste de transmisión más reducido que el telefónico.

¿ Existe esta tecnología ? La respuesta es sí; y además seguramente ya la está utilizando en su organización: el correo electrónico o e-mail. Está universalmente extendida, su capacidad de transmisión supera muy ampliamente a la del fax y los costes de transmisión, especialmente en las líneas de banda ancha como ADSL, pueden ser nulos.

La única dificultad radica en que, aunque es relativamente fácil mandar un e-mail adjuntando un documento de, por ejemplo, Word o Excel, no es tan sencillo enviar cualquier documento que pueda ser impreso desde su ordenador. Esto sucede porque, al contrario que las aplicaciones ofimáticas mencionadas anteriormente, la mayor parte de las aplicaciones guardan sus archivos en formatos propietarios (sólo pueden ser leídos por la misma aplicación que los generó) o no permiten guardar sus informes en absoluto. Sin embargo la práctica totalidad de los programas permite imprimir sus resultados.

A partir de este punto es donde podemos ayudarle.

Mediante nuestro Módulo de Impresión PDF, se consigue que Nature, y adicionalmente todos los programas con capacidad de impresión de su ordenador, guarden sus informes, originalmente destinados a la impresora, como archivos en formato PDF. Este formato de archivo, al igual que sucede con Word o Excel, es universal y puede ser leído en cualquier ordenador. Sólo nos resta adjuntar el archivo a nuestro e-mail para que el destinatario obtenga una copia exacta al resultado que hubiéramos conseguido en la impresora y, además, con una calidad muy superior al evitar la degradación producida por la impresora y el fax.

Su uso es muy sencillo: cuando se va a imprimir el documento en cuestión, en lugar de seleccionar una impresora convencional, se escoge la impresora especial PDF que incluye el módulo de impresión PDF. Eso es todo; el resultado, en vez de imprimirse, se guarda en un fichero y, si se desea, se envía en ese mismo momento por correo electrónico.

Con este módulo solucionamos todos los problemas expuestos: ahorramos papel y consumibles (tinta, toner, etc.), evitamos tener que desplazarnos hasta el fax y además, en función de nuestra conexión a Internet, nos sale gratis. ¿ Que más se puede pedir?

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